Jak napsat email či dopis v angličtině?

Usilujete o vysněné zaměstnání a potřebujete sestavit úderný motivační dopis? Cílem tohoto specifického textu, je poskytnout o sobě potencionálnímu zaměstnavateli ten pravý obrázek a přesvědčit ho, že zrovna vy jste ten pravý pro danou pozici. Následující tipy jsou určeny pro všechny, kteří doposud motivační dopis anglicky nepsali a nechtějí si během premiéry utrhnout ostudu.
 

Koncept motivačního dopisu v angličtině

1. představení, úvod – první část dopisu pojměte obecněji. Představte se, okrajově zmiňte své cíle a schopnosti a uveďte, kde jste se o nabídce volné pracovní pozice dozvěděli.
2. nejdůležitější informace a detaily – rozepište své profesní cíle a propojení svého vzdělání s praxí. Vysvětlete, proč jste pro danou práci ideální zrovna vy a co naopak práce z dlouhodobého hlediska nabídne vám.
3. závěr, shrnutí – zopakujte nejdůležitější informace a opět projevte svůj zájem o místo.
     

Jaké zvolit oslovení v angličtině?

Stejně jako česká verze, i motivační dopis anglicky začíná vhodným oslovením. Znáte-li adresáte, respektive znáte-li jeho pohlaví, rozhodně nešlápnete vedle, když použijete „Dear Mrs./Miss/Mr. + jméno“. Chcete-li adresáta oslovit obecně, přihlédněte k tomu, zda píšete britskou (Dear Sir or Madam), či americkou angličtinou (Ladies and Gentlemen, To whom it may concern).

Jaké používat anglické časy?

Obecné informace pište v prostém přítomném čase (Simple Present) a snažte se využívat různorodých spojovacích výrazů. Motivační dopis plný holých vět neudělá ani zdaleka takový dojem, jako košatá souvětí. Nic se však nemá přehánět a snažte se proto spojky neopakovat. Budete-li popisovat získané zkušenosti, použijte prostý minulý čas (Simple Past), nebo předpřítomný čas (Present Perfect).
 

Tři nejčastější úvodní fráze v angličtině

I was interested to see your advertisment for (název pracovní pozice) in (název tiskoviny) / on (název webové stránky).

I am applying for the position of (název pracovní pozice), which was advertised (datum) in (název tiskoviny) / on (název webové stránky)

I was reffered to you by (jméno toho, kdo vám pracovní pozici doporučil), who informed me of a (název pracovní pozice) that is available at you company.

Rozhodli jste se napsat kamarádovi, ale nevíte jak na to? Napsat neformální dopis anglicky velmi snadné a při psaní vás toho moc limitovat nebude. Jednou z nejčastějších „chyb“ je používání formální řeči a frází, jak je znáte z jiných forem dopisů. Zapomeňte tedy na oslovení typu „Dear Sir od Madam“ (v česky psaném formální dopise přeci také kamaráda neoslovujete „Vážený pane“), ale naopak využijte některé z mnoha neformálních oslovení. Hovorová mluva se může (a měla by) objevovat v celém textu, protože navozuje přátelskou atmosféru. Chcete-li, aby váš dopis adresáta potěšil, řiďte se při psaní následujícím postupem:

1. Adresa – i neformální anglický dopis samozřejmě obsahuje adresu odesilatele. Obvykle se, spolu s datem, uvádí do pravého horního roho.

2. Pozdrav, oslovení – dopis, byť formální, bez oslovení, se považuje za nezdvořilý. Nezapomeňte na něj.

3.Tělo textu – samotné sdělení anglického dopisu. Délka je libovolná a je jen na vás, o čem budete psát. Chcete-li udržet přehlednost, dělte text do odstavců.

4.Pozdrav na rozloučenou – na závěr obvykle uvádíme fráze, jako jsou „Yours truly,“, „Your friend,“, „All the best,“, „Take care,“ apod.
 

Jaké zvolit oslovení v angličtině?

Jak jsme již zmínili na začátku, nezapomeňte, že píšete neformální dopis v angličtině a podle toho by měl vypadat i pozdrav. Mezi nejčastěji používané neformální oslovení patří „Hi“ (Ahoj), „Dear“ (Drahý), případně i familiární „Hey“ (Haló).
  

O čem psát v anlgičtině?

Nudné a sebestředné dopisy končí v odpadkovém koši (mnohdy nedočtené) – dokažte vašemu příteli, že o něj jevíte zájem a zeptejte se ho na jeho ambice, problémy a plány do budoucna ještě předtím, než začnete psát o sobě. Určitě ho to potěší a rád dopis dočte až do konce. Můžete uvést i několik zajímavostí, které se staly v době, kdy jste se s adresátem neviděli.

Napsat formální dopis anglicky je poměrně snadné a budete-li se držet námi uvedených pravidel, určitě si neuděláte ostudu. Následující koncept je pro všechny oficiální zprávy stejný (doporučujeme vyzkoušet i test angličtiny):

1. Představení, úvod – představte se a v několika větách uveďte motiv vašeho dopisu, případně zrekapitulujte obsah předchozí korespondence.
2. Text dopisu – hlavní část textu, ve které rozepíšete všechny informace, které chcete adresátovi sdělit.
3. Závěr, shrnutí – zopakujte příjemci nejdůležitější informace a rozlučte se s ním.
    

Jaké zvolit oslovení v angličtině?

Znáte-li adresáta jménem, uveďte jej i do oslovení:

muže oslovíte: „Dear Mr + příjmení“

vdanou ženu oslovíte: „Dear Mrs + příjmení“

svobodnou ženu oslovíte: „Dear Miss + příjmení“

svobodnou ženu, případně ženu, jejíž rodinný stav neznáte oslovíte: „Dear Ms + příjmení“
 

Pakliže jméno adresáta neznáte, zvolte některý z následujících způsobů:

muže oslovíte: „Dear Sir“

ženu oslovíte: „Dear Madam“

neznáte-li pohlaví osoby, která dopis otevře, oslovíte jí: „Dear Sir or Madam“

Tři fráze, které byste při psaní formálního dopisu v angličtině mohli využít:

„I am writing in reply to your letter of 1^st February regarding your son’s bullying.“

(Reaguji na váš dopis ze dne 2.února týkající se šikany vašeho syna)
  

„I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.“

(Byl bych vděčný, pokud byste se mohl této záležitosti věnovat hned, jak to bude možné)
  

„I look forward to hearing from you.“

(Těším se na vaši odpověď)
 

Pozdrav a podpis v angličtině

Pakliže jste formální dopis v angličtině začali oslovením „Dear Mr/Mrs/Miss/Ms“, zakončete ho frází „Yours sincerely“ (Se srdečným pozdravem).

V případě, že jste psaní začali neutrálním oslovením „Dear Sir/Madam“ nebo „Dear Sir or Madam“, zakončete ho větou „Yours faithfully,“ (S úctou)
 

Připojte podpis a celé jméno tiskacím písmem. Gratulujeme, právě jste napsali formální dopis anglicky. 

Rozšířili jste působnost svého podnikání do zahraničí? V tom případě se jistě nevyhnete kontaktu se svými novými obchodními partnery a nezbude vám, než si osvojit základní pravidla obchodní korespondence. Napsat obchodní dopis anglicky není těžké, měli byste však dbát na dodržování následujícího konceptu:
 

1. Adresa

Každá obchodní zpráva začíná adresou adresáta, tedy fyzické osoby či firmy, které má být dopis doručen.

Adresu vždy pište v následujícím pořadí:

January 1, 2012 (datum odeslání uvádíme nad adresu k pravému okraji)

Adam Adams (jméno adresáta)

Purchasing Manager (pracovní pozice adresáta)

Sales United Ltd. (název společnosti)

12 Evergreen Road (č.p. a název ulice)

Liverpool

England
 

2. Předmět

Předmět obsahuje stručný popis toho, čeho se obchodní anglický dopis týká, tedy:

Payment terms, 1000 pc coffee cups.
 

3. Oslovení

Způsob oslovení se liší dle vašeho vztahu k adresované osobě. Znáte-li adresátovo jméno, je vhodné napsat „Dear Mr./Mrs./Ms. + příjmení“. V případě, že předem nevíte, kdo si vás dopis přečte, uveďte neutrální oslovení v podobě „Dear Sir or Madam“. Dopisujete-li si s adresátem opakovaně a chováte k němu bližší vztah, neváhejte ho oslovit křestním jménem, tedy „Dear Adam“apod.
 

4. Text dopisu

Obchodní dopis je na místě začít tzv. „opening lines“, které připomínají předchozí spolupráci. Píšete-li poprvé, uveďte, odkud jste získali kontakt na adresáta.
 

5. Závěr textu

Závěr, neboli „closing lines“ text uzavírá a bývá v něm zmíněna budoucí spolupráce, případně omluva, vyjádření spokojenosti či nabídka pomoci.
 

6. Podpis

Obchodní dopis v angličtině zakončete vašim jménem, pozicí ve firmě a podpisem. Před jménem uveďte zdvořilostní frázi, jejíž výběr, stejně jako oslovení, záleží na vašem vztahu k příjemci. Jestliže adresáta neznáte, napište „Yours faithfully“, v opačném případě „Yours sincerely“. V případě dlouhodobého partnera a spolupracovníka můžete použít „Kind/Best regards“, případně „Best wishes“

Kind regards,

Jim Morisson

Managing Director

Anglická komunikace formou e-mailu je naprosto běžná věc, se kterou se setkáváme každý den. Přestože se e-mail od běžného dopisu příliš neliší, existuje několik pravidel, které je třeba při jeho psaní dodržet. E-mailová komunikace v angličtině obecně je považována za méně formální, než dopis, v praxi se však setkáváme s několika kategoriemi e-mailů:

neformální (informal) – můžeme používat hovorové výrazy a zkratky, neformální e-maily zpravidla posíláme někomu, koho velmi dobře známe. Obsahově bývá stručný, neřešíme styl a uhlazenost.

neutrální (neutral) – měli bychom se vyvarovat hovorových výrazů, na druhou stranu však nepoužíváme ani knižní obraty. Vystihnout formu neutrálního e-mailu bývá poměrně složité. Posíláme ho kolegům, se kterými nemáme bližší vztah, nadřízeným a dlouhodobě spolupracujícím obchodním partnerům.

formální (formal) – představuje vůbec nejsložitější formu e-mailové komunikace. V praxi se s formální e-mailovou komunikací příliš často nesetkáváme – jde o e-mail, který využíváme pro komunikaci s potenciálními obchodními partnery či oficiální psaní úřadům.

Struktura emailové komunikace v angličtině

Záhlaví emailu v angličtině – obsahuje adresu odesilatele (from) i příjemce (to) a předmět (subject). Předmět by měl stručně a jasně vystihovat obsah sdělení. Může obsahovat referenční číslo, případně číslo objednávky.

Oslovení – liší se dle formy e-mailu, ale v zásadě se jedná o stejné oslovení, jak o v případě psaných dopisů.

Tělo emailu v angličtině – nejdůležitější část e-mailové komunikace. Obsahuje samotné sdělení, jehož forma závisí na způsobu zvolené komunikace (neformální, neutrální, formální)

Závěr emailu – zakončení komunikace následuje pod hlavní částí dopisu.

Závěrečný pozdrav – stejně jako u oslovení můžeme použít stejný pozdrav, který bychom volili u psaného dopisu

Obsahuje-li anglický e-mail přílohu, měli bychom na tento fakt upozornit. Většinou používáme ustálené fráze:

Please find attached a Word document.

I have attached my CV.